El ahorro de costes y el aumento de la productividad se consideran las ventajas principales de la externalización, pero las empresas no acostumbran a analizar exhaustivamente los costes asociados. Cuando una empresa se plantea externalizar, suele contemplar únicamente el ahorro en costes directos: salario y Seguridad Social. Estos costes, muy significativos, no son los únicos asociados a un proceso de negocio. Existen otros menos evidentes que pueden suponer hasta un 30% del salario de un empleado. A diferencia de contratar una ETT, la externalización permite a la empresa beneficiarse de este ahorro suplementario, a la vez que simplifica y agiliza sus propios procesos de gestión.
El ahorro en costes directos (nómina y Seguridad Social) es el más relevante pero no el único elemento de decisión a la hora de plantearse la externalización. Existen otros costes ocultos derivados de la gestión del personal que pueden representar hasta el 30% del coste del empleado y provienen de:
- La gestión operativa: gestión de la actividad, mecánica operativa, productividades, calidad del servicio, etc.
- La gestión de back office: absentismo, conflictividad, contratación, formación, pasivo laboral, finanzas, etc.
Es necesario analizar con detalle y tomar conciencia de todos los costes reales que implica el desarrollo de un proceso.
Incluimos en costes directos el coste empresa del personal (salario y SS). En general una empresa de externalización trabaja con un convenio colectivo propio más flexible y competitivo, lo que supone un diferencial importante respecto a los costes directos de la empresa. Sólo teniendo en cuenta estos dos conceptos ya suele ser beneficiosa la externalización desde el punto de vista únicamente económico (Fig. 1). Pero la externalización supone un ahorro mayor.
Fig. 1.- Comparativa de los costes directos de un empleado
- Los costes ocultos: Costes operativos
Los costes operativos se centran en la consecución de productividades y costes derivados del proceso y la plantilla.
· Costes de producción: En el mercado actual, una compañía debe aumentar la productividad de manera continua. Para ello, éstas priman a sus empleados con pluses que pueden aumentar hasta un 15% el coste de mano de obra, y en muchos casos no se alcanzan los objetivos necesarios para la competitividad de la empresa.
Con la externalización, la productividad queda establecida mediante el contrato entre cliente y proveedor, con penalizaciones y bonificaciones de acuerdo a ésta. La facturación en variable asegura alcanzar la productividad objetivo establecida por el cliente. CTC Externalización, empresa líder en externalización y con personal dedicado a la mejora de procesos, es capaz de aumentar la productividad hasta un 20% mediante la mejora continua y la formación del personal.
· Costes de gestión de personal: La gestión del personal conlleva un esfuerzo operativo y dedicación del responsable para gestionar la fluctuación del servicio, la planificación y horarios, afrontando el absentismo, las horas extras y la diversidad de la plantilla.
La demanda actual altamente variable supone una variación en el servicio, generando horas valle (con personal parado) y horas punta en las que se requiere de personal adicional (por lo que se recurre a empresas de trabajo temporal u horas extras). Esto comporta una reducción de la productividad y un esfuerzo de planificación, que puede suponer hasta un 4% del coste del empleado. A diferencia de trabajar con una ETT, la externalización aporta el personal necesario de acuerdo con la demanda, quedando la planificación y gestión de la plantilla a cargo de la empresa externa. La subcontratación de un proceso con una empresa especializada reduce el tiempo dedicado por el responsable en actividades de planificación y desaparecen los tiempos muertos del personal.
Actualmente el absentismo se ha reducido considerablemente pero sigue siendo significativo en el coste operativo, llegando en algunos sectores hasta el 8 y 10%. Mediante la externalización se garantiza el personal de forma continuada desapareciendo la falta de personal sin aviso; CTC Externalización asegura por contrato el nulo absentismo mediante la sustitución del empleado en una o dos horas (según perfil del trabajador), asegurando la calidad y continuidad del servicio.
Deben tenerse en cuenta las horas extras del personal propio, que serán eliminadas completamente con la variabilización del servicio (la facturación con una empresa de externalización debe ser en variable de acuerdo con la producción, no con las horas trabajadas).
La mano de obra intensiva conlleva una alta rotación y exige gestionar la diversidad (idioma, costumbres, religión, etc.). Esta problemática desaparece mediante la externalización con un proveedor adecuado, dado que el cliente pasa de gestionar personas a gestionar procesos. CTC tiene en plantilla a personal de más de 45 países con más de 35 lenguas diferentes.
Fig. 2.- Comparativa de los costes totales de un empleado
· Coste de actividades anexas: Prevención de Riesgos y Calidad: Una empresa de externalización absorberá la gestión de la Prevención de Riesgos y la Calidad del proceso de acuerdo con las directrices establecidas por el cliente. Se debe verificar la capacitación adecuada del proveedor para el desarrollo del proceso, y fijar los niveles de calidad con éste mediante el uso de Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) y por contrato. Esto conlleva la reducción del tiempo dedicado y la responsabilidad de la empresa en la verificación de la calidad del producto, así como en la mejora y seguridad del proceso.
- Los costes ocultos: Costes de back office
· Recursos Humanos: Deben también cuantificarse los procesos inherentes a la gestión de personal, desarrollados normalmente por el departamento de RR.HH. que se verá liberado con la externalización, reduciéndose así hasta un 3% del coste empleado. Los perfiles de mano de obra intensiva, con alta rotación, comportan una problemática y un elevado coste en recursos de selección y formación, así como un esfuerzo en administración de personal (gestión de nóminas y trámites de contratación). También se eliminará la gestión de relaciones laborales, evitando la gestión de bajas y despidos, pasivos laborales acumulados y crecientes, Comité de Empresa y sindicatos, etc.
· Costes administrativos y servicios de soporte: Finalmente tampoco deben despreciarse las tareas de back office derivadas de la gestión de un proceso, que supone hasta el 5% del coste empleado. El desarrollo de una actividad con personal propio requiere de una estructura, como es compras, finanzas, sistemas de información y organización. Todos estos recursos quedaran liberados de las tareas derivadas del proceso externalizado, únicamente requiriendo el control de la actividad, no su definición ni ejecución. La externalización conlleva una estructura de back office más ligera, con menor coste global (que no elimina una ETT) así como unos mejorados ratios financieros.
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Con todo ello, y como apunta José Luis López, Director de Desarrollo de Negocio de CTC Externalización, ‘’Las empresas pueden obtener un ahorro del 10 al 30% del coste total del personal operativo si se tienen en cuenta los costes ocultos derivados de tener personal en nómina. ’’ (Fig.2).
Pero plantearse o realizar un proceso de externalización únicamente por los costes es una visión cortoplacista, pues la subcontratación aporta beneficios a medio y largo plazo que superarán con creces las ventajas económicas: aumento de la flexibilidad, productividad y competitividad, variabilización de costes fijos, economías de escala y sinergias, alineación y cumplimiento de los objetivos establecidos y una simplificación de la gestión del equipo humano.
Jaume Busquets es licenciado en Ciencias Químicas por la UAB, especialidad en Ingeniería Química, así como Diplomado por la EADA en Dirección de Operaciones y Máster en Dirección Empresarial y Gestión de Recursos Humanos. 
